Pedoman Melanjutkan Studi S2 ke Jepang

Bissmillahirrahmanirrahim…

Alhamdulillah… akhirnya kesempatan untuk menulis kembali terbuka lebar setelah pengumuman resmi beasiswa Monbukagakusho untuk S2 di University of the Ryukyus (Ryudai) diberitahukan kepada saya. Saya menunggu hal ini sebelum mempublish hal ini agar apa yang saya tuliskan ini akan sinkron dengan apa yang saya lakukan dan saya dapatkan.

Insya Allah, dalam tulisan kali ini saya akan mencoba share pengalaman pribadi langkah-langkah yang saya tempuh untuk bisa mendapatkan beasiswa studi S2 ke Jepang dari pemerintah Jepang melalui Monbukagakusho (MEXT). Langkah-langkah yang saya tempuh sifatnya fleksibel dan relatif. Bagi sebagian orang mungkin akan terkesan mudah, namun bagi sebagian lainnya mungkin cukup ribet. Silakan di”saring” sendiri manfaatnya ya, kemudian aplikasikan dengan cara teman-teman sendiri yang mungkin lebih baik dari cara saya.

Tulisan ini akan terbagi menjadi beberapa bagian, karena saya berusaha menerangkan sebaik mungkin langkah-langkah yang saya lakukan untuk memperjuangkan impian ini. Mohon maaf jika kemudian rekan-rekan sekalian mendapatkan kata-kata atau kalimat atau hal lain yang kurang berkenan di dalamnya, semoga bisa dimaklumi.

Bagaimana Semua Bermula…

Sekembalinya saya dari Jepang bulan Agustus 2008 silam untuk mengikuti program pertukaran pelajar IPB-Jepang (student exchange) di Utsunomiya University (selanjutnya saya beri nama U-Dai) selama 1 tahun (2007-2008), saya mulai berpikir bahwa menuntut ilmu di negeri orang merupakan salah satu kesempatan yang sangat berharga dan tak boleh disiakan, dan saya yakin menjadi impian banyak orang.

Namun, saya juga menyadari bahwa untuk bisa kuliah di luar negeri hambatan pertama yang pasti dipikirkan oleh banyak orang adalah: BIAYA! (Bagi yang gak punya masalah dengan biaya maka cukup di sini aja baca tulisannya 😛 hehehe).

Maka saya mendaftar alternatif paling mungkin untuk menjawab problem di atas, yaitu:

1. Menikah dengan akhwat anak orang kaya yang kedua orang tuanya sudah tua renta dan penyakitan serta akhwatnya itu anak tunggal… dengan harapan dapat kecipratan warisan (Na’udzubillah…kalo jalan ini mah selain susah dan kurang ajar betul… juga niatnya jadi gak bener hehehe…)

2. Ikut sayembara berhadiah jutaan rupiah seperti iklan di TV… (Tapi ini kayaknya juga nantinya malah kurang berkah… :p)

3. Buat rakit sendiri kemudian pergi berlayar ke Jepang… jadi imigran gelap, terus daftar masuk ke universitas… (Gedombreng… ini cara yang paling salah… selain bakal susah bin sulit… juga belum tentu sampai ke Jepang… :p

4. Nah, yang paling serius adalah… ikut seleksi beasiswa :).

Kita langsung abaikan alternatif 1-3… dan langsung fokus ke no 4!

Banyak beasiswa yang tersedia untuk membantu kelancaran studi S2 ke Jepang. Baik dari pemerintah Jepang (Monbukagakusho) atau juga dari Swasta, misalnya perusahaan Jepang. Setiap pemberi beasiswa memiliki tata cara seleksi yang berbeda-beda. Oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui secara detail ketentuannya masing-masing.

Sepulang dari Jepang saya masih menyisakan 1 tahun akhir di IPB yang belum kelar, alhasil saya menjadi salah satu dari sedikit mahasiswa “tua” yang masih berkeliaran di kampus, pusing mikirin sisa kuliah, penelitian, dan ngejar-ngejar dosen untuk segera seminar dan sidang skripsi. Selama waktu itu, saya mempersiapkan banyak hal untuk mengejar kesempatan studi S2 ke luar negeri.

Saya berpikir, lulusan S1 di negeri ini sudah begitu banyak, saking banyaknya lulusan S1 seolah gelar sarjana strata satu itu dah gak terlalu berarti di negeri ini. Buat nyari kerja aja susah banget. Kadang gak tega membayangkan bagaimana teman-teman yang hanya punya kesempatan lulus SMA waktu mencari kerja. Dari sana saya berpikir bahwa agar bisa menjadi manusia terhormat dunia-akhirat… maka salah satu yang bisa dilakukan adalah menjadi orang yang memiliki ilmu a.k.a ilmuwan hehehe.

Meski teman saya punya pendapat sendiri bahwa menjadi entepreuneur adalah salah satu jalan lainnya untuk menjadi terhormat dunia-akhirat. So… it’s up to you, what you want to become.

Sambil kuliah di semester 9 dan 10 IPB dan juga melakukan penelitian untuk skripsi, saya menyempatkan untuk mencari info sebanyak-banyaknya tentang kemungkinan adanya tawaran seleksi beasiswa. Cara yang paling mudah adalah dengan menggunakan internet terus ketik… http://www.google.com… terus obrak-abrik di sana sini. Memang cukup sulit mencari info yang tepat kalo kita hanya mengetikkan keyword: “beasiswa”… akan ada lebih dari 7.790.000 kemungkinan hasil searching.

Kalo pake keyword: “scholarships”… akan kita temukan lebih dari 31 juta kemungkinan… tepar-tepar dah… 😛

So, kuncinya adalah… “spesifikkan impian dan tujuanmu”

Sebelum saya mencari melalui google.com, sebelumnya saya sudah menkerucutkan tujuan yang ingin saya cari. Yaitu:

1. saya ingin kuliah S2 di eropa dengan negara tujuan Jerman dan beasiswa yang paling mungkin adalah melalui DAAD Jerman atau ikut Erasmus Mundus

2. saya ingin kuliah S2 di Jepang dengan dua kemungkinan, yaitu: balik ke U-Dai atau cari universitas lainnya.

Dua hal itulah yang kemudian membantu saya mencari apa yang saya inginkan melalui Google.com…

Why we have to be sure!

Merupakan hal penting mengerucutkan tujuan pencarian beasiswa yang kita inginkan. Sebaiknya disertai dengan alasan-alasan yang logis dan kuat. Saya akan jelaskan mengapa saya memiliki 2 batasan pencarian beasiswa seperti pada tulisan bagian 1.

1. Mengapa saya memilih Jerman? Sebenarnya sederhana, karena pengalaman masa kecil. Sebagian masa SD saya habiskan di Jerman ketika Bapak saya mendapatkan beasiswa S2 dan S3-nya dari DAAD di sana. Sedikit banyak saya menguasai bahasa Jerman dan juga mengetahui kultur orang Jerman. Itu sudah sangat cukup untuk menjadi dasar saya memilih Jerman sebagai negara tujuan.

Saya mengetahui bahwa pemerintah Jerman memberikan beasiswa melalui DAAD (Deutsche Akademische Austausch Dienst atau lembaga Jerman yang mengurusi pertukaran akademik) atau bisa juga melalui Erasmus Mundus seperti yang telah dicoba oleh beberapa teman saya.

2. Dan mengapa saya memilih Jepang? Sama juga, karena berkaitan dengan pengalaman saya tinggal di sana selama 1 tahun dalam program student exchange. Sebenarnya Jepang lebih terasa berkesannya, mungkin karena masih fresh ingatannya. Tujuan pertama saya adalah almamater saya di Utsunomiya University (U-Dai) atau mencari universitas lainnya  yang sesuai dengan S1 saya.

Sebenarnya ada banyak beasiswa ke Jepang, namun yang paling terkenal adalah beasiswa dari pemerintah Jepang (Monbukagakusho).

WAIT… mengapa tidak di Indonesia? ApakahIndonesiagak bagus?

Well… pertanyaan ini wajar muncul. Dan saya jawabnya juga dengan wajar…:

“Ilmu itu milik Allah, dimanapun kita mencarinya, asalkan dengan sungguh-sungguh dan niat terbaik karena Allah, pasti akan didapatkan. Mengapa tidak di Indonesia? Karena saya ingin merasakan sensasi out of the box… menantang kemampuan maksimal diri sendiri di dunia sepertinya sungguh asyik… ibaratnya budaya minangkabau…”Merantau…” dan ungkapan mahsyur dalam Islam: “Tuntutlah ilmu meski sampai negeri China…”

Indonesia bukannya tidak bagus, oh tidak… Indonesia bahkan telah menunjukkan bahwa bangsa ini adalah salah satu sumber juara-juara dunia… hanya saja, bangsa ini masih perlu banyak belajar menghargai ilmu dan ilmuwannya untuk bisa bangkit… and wish me the best in my journey… so that I can return someday,  to serve my beloved country, Indonesia…” (Backsong… Indonesia Raya)

Lebay, ya? Ah biarlah… asal gak alay :p

Kita lanjutkan…

Setelah mantab dengan kedua batasan itu… saya mulai mencari.

Waktu itu saya mulai dengan mencari kesempatan beasiswa S2 ke Jerman, mulai buka situs DAAD dan Erasmus Mundus. Membaca dengan teliti setiap bagiannya (dan memang sangat banyak). Belum termasuk Erasmus Mundus yang memiliki website sendiri untuk masing-masing programnya.

Kesan yang saya tangkap dari penjelasan di situs DAAD adalah beasiswa ini termasuk sangat kompetitif dan “tertutup”… mudahnya… sulit bagi saya (namun bisa jadi mudah bagi yang lainnya). Istilah tertutup saya gunakan karena saya tidak melihat banyak publikasi untuk mendapatkan kesempatan beasiswa itu, selain itu rata-rata yang mendapat beasiswa DAAD adalah mereka yang bekerja di instansi atau lembaga yang memiliki afiliasi kerjasama dengan pemerintah Jerman, misal Dosen, peneliti, dll. (Koreksi saya ya bila salah…). Sehingga untuk fresh graduate yang gak punya afiliasi dimana-mana… akan sangat sulit bersaing di sana.

Untuk Erasmus Mundus… info lebih detailnya mungkin bisa dibaca di google dari para peraih beassiwa itu beserta tips-tipsnya. Saya hanya akan menceritakan pengalaman saya saja. Terus terang, daftar Erasmus Mundus, relatif lebih mudah dibanding DAAD, namun yang sulit itu… memenuhi syarat-syaratnya… fiuuhhh. Syarat2 yang diajukan oleh Erasmus Mundus bisa bervariasi antara satu program dengan program lainnya.

Salah satu yang paling sulit adalah mendapatkan TOEFL resmi minimal dengan Score 550. Dan itu sungguh bagi saya kesannya gak mudah… (soalnya belum pernah tes TOEFL sungguh-sungguh… biasanya ikutan yang prediction seharga 50-100 rebuan doang hehehe… meski dapat sertifikat… tapi itu gak bisa digunakan untuk daftar di Erasmus Mundus). Alhasil, syarat ini belum saya penuhi… soalnya saya belum pernah ikut tes resmi yang harganya Rp. 300 ribu itu. Kalau tes TOEFL “abal-abal” mah dulu sering hehehe… murah meriah.

Selain itu, pihak Erasmus Mundus juga minta minimal ada 2 pemberi rekomendasi yang diminta menuliskan rekomendasinya untuk kita langsung ke panitia baik melaluisuratatau email. Kemudian nanti panitia akan melakukan cross check untuk menjamin keaslian dokumen-dokumen itu. Sementara kondisi saya waktu itu adalah mahasiswa tk akhir yang kelewat waktu gak lulus-lus, cari perekomendasi lumayan sulit dengan kriteria itu… dan belum juga nemuin waktu untuk ikutan tes TOEFL resmi.

Dua hal itulah yang menjadi kesulitan bagi saya, sehingga akhirnya Erasmus Mundus saya pun gagal disubmit, meskipun lainnya dah terisi lengkap syaratnya. No Problem masih banyak kesempatan.

Cara lain yang saya gunakan adalah mencoba menghubungi Professor di berbagai universitas Jerman untuk mendapatkan rekomendasi. Cara ini biasa ditempuh jika ingin lanjut kuliah ke Jepang, dimana Professor memiliki “kekuatan” untuk merekomendasikan calon mahasiswa untuk mendapatkan beasiswa dari pemerintah Jepang. Biasanya kalau Professor sudah memberikan rekomendasi, 80% kita pasti akan mendapat beasiswa dari Jepang.

Namun… ternyata cara ini kurang berhasil kalo diterapkan di Eropa. Setiap E-Mail yang saya kirimkan, rata2 dibalas oleh para Professor itu. Mereka bisa memberikan rekomendasi, namun tidak menjamin rekomendasi itu akan meloloskan kita ke Jerman. Kita harus tetap mendaftar melalui jalur yang ada dan ikut seleksi. Ini yang saya alami. Mungkin saja berbeda dengan yang lainnya. Bisa ditambahkan nantinya.

Maka saya pun beralih ke alternatif kedua yaitu… Back to Japan! Nihon ni kaeru!

Saya memutuskan untuk mengkontak kembali Sensei daya di U-Dai. Lama sekali saya menunggu balasan E-Mailnya. Namun baru saya dapatkan setelah 2 bulan kemudian balasannya. Saya mendapatkan kabar bahwa, Sensei saya yang dulu (Yanagisawa Sensei) telah pensiun dari pekerjaannya sebagai dosen, peneliti, dan juga pimpinan laboratorium Applied Bioorganic Chemistry. Beliau menyarankan saya untuk menghubungi Associate Professor yang juga sempat membimbing saya di Jepang dulu, sayangnya, beliau tidak bisa menjamin saya bisa mendapat beasiswa di U-Dai kembali karena posisinya  bukan sebagai penentu. Namun beliau tetap menyemangati saya untuk mencoba Monbukagakusho melalui kedutaan Jepang Indonesia.

Beberapa kali kontak E-Mail dengan beliau saya masih bisa menjalin komunikasi. Namun setelah sekitar 10 E-Mail, beliau tidak membalas lagi E-Mailnya. Saya rasa karena kesibukannya di Lab, seperti yang dijelaskan pada E-Mail terakhirnya.

Sedih? Ya tentu… Namun saya berhuznudzon bahwa Allah pasti menyiapkan yang terbaik untuk saya. Bisa jadi Applied Bio-Organic Chemistry bukanlah bidang yang tepat bagi saya…, ya, saya masih punya banyak kesempatan. Salah satunya sewaktu ada pengumuman seleksi beasiswa Ajinomoto Indonesia ke University of Tokyo, meskipun akhirnya gagal di final, saya mendapat banyak pengalaman baru di sana. (Insya Allah, sebagian kisah tentang ini ada di Buku perdana saya: :PEMIMPI LUAR BIDAHSYAT yang sedang proses akhir di percetakan… insya Allah awal Agustus 2010 sudah bisa terbit… cerita lainnya… insya Allah, di lain waktu akan saya bahas tentang ini…).

Maka alternatif satu-satu yang tersisa di benak saya waktu itu adalah mencoba mencari Professor dan universitas lainnya. Saya mulai memfokuskan diri untuk bisa mencari Professor dan Universitas yang memiliki kompetisi unggulan di bidang yang sama dengan bidang keahlian S1 saya di IPB, yaitu biologi laut dengan spesifikasi mikroalga.

Langkah yang saya ambil adalah sebagai berikut:

1. Saya mengambil peta Jepang yang dulu saya dapatkan di Narita Airport.

2. Saya cermati wilayah-wilayah Jepang yang berada di pesisir laut dan mencari kota-kota yang dekat dengan laut. Saya catat nama kota-kota itu dengan harapan saya akan menemukan di internet universitas yang terletak di wilayah pesisir itu dan memiliki kompetensi baik di bidang biologi laut. Hasilnya…. GEDOMBRANG… banyak banget nama kotanya… meski kemudian memang saya cari melalui Google… gak praktis banget kan? hehehe tapi itulah perjuangan saya.

3. Saya mulai ngobrol-ngobrol dengan beberapa kenalan yang dulu ketemu di Jepang, akhirnya dari sana saya menemukan ada beberapa nama besar universitas di Jepang yang memiliki bidang spesifikasi di Biologi Laut, diantaranya: Hokkaido University, University of Tokyo, University of The Ryukyus, dll…

Berbekal info-info itu saya mulai mencari kontak Professor melalui situs Laboratorium yang ter-link di situs Universitasnya. Banyak yang saya kirimkan mungkin lebih dari 500-an E-Mail, namun sedikit yang membalasnya. Wajar, namanya juga usaha, gak selalu berhasil di percobaan ke 500-an :p

Sebagian membalas:

“… I’m so sorry, there are already several candidates who wish to apply to my lab…”

atau

“… my research field is completely different from your interest…” (ini jelas soalnya saya coba kirim ke Professor bidang robotika…hahaha… biologi laut mau belajar S2 robot… :P)

dan

“…you should try to make better research studies before applying to my Lab...” Fiiuuuhhh… taihen da ne.

Never giving my self up to what I face 🙂

Hampir 1 tahun saya melakukan hal yang sama, hampir tiap hari. Cari Professor, kirim E-Mail, dan cek E-Mail. Kadang hampir frustasi juga. Hehehe…

Hingga suatu hari, ketika membuka Facebook, saya membaca sebuah Link yang baru saja di Post oleh seorang kakak kelas yang tengah menempuh master di Saga University, Jepang.

“…siapa tahu ada yang berminat… Okinawa International Marine Science Program (OIMAP) 2010 at University of the Ryukyus: Master Candidate Through MEXT 2010…”

Penasaran saya klik link yang diberikan di wall FB itu dan mulai mencermatinya isi di situs itu, dan…

Inilah yang saya cari! (Thanks to Mas Anton di Saga University atas linknya waktu itu)… Saya langsung cari daftar Professor dan bidang keahliannya… hingga kemudian saya menemukan satu Professor yang sangat cocok dengan bidang interest saya… Mikroalga Laut :)…

Alhamdulillah… tanpa pikir panjang saya langsung mengkontak Professor itu… dan Alhamdulillah beliau langsung membalasnya dengan sebuah kabar yang teramat gembira bagi saya hari itu…

What’s that? We will continue it next time 🙂

Insya Allah akan saya sertakan tulisan E-Mail yang dulu saya kirimkan ke Professor itu di bagian 3 tulisan ini. Semoga yang bisa berguna bagi teman-teman yang bingung bagaimana menulis E-Mail perkenalan pertama dengan Profesor di Jepang… insya Allah… di tulisan selanjutnya ya… 🙂

Tetap semangat tuk menggapai Impian dalam ridho Allah!

 

“It is fun to do the impossible. If you can dream it, you can do it” (Walt Disney)impossible. If you can dream it, you can do it” (Walt Disney)

saya akan sedikit membahas tentang beasiswa Monbukagakusho / MEXT.

Beasiswa MEXT terdiri dari beberapa kategori. Mulai dari:

1. Teacher Training Program (Beasiswa untuk guru-guru di Indonesia untuk dapat “merasakan” kehidupan dunia pendidikan di Jepang selama 1,5 tahun)
2. Undergraduate / S1 (untuk teman-teman yang mau lanjut S1-nya di Jepang)
3. Research Student (S2 dan S3)
4. Professional Training College (D2)
5. College of Technology (D3)

Namun yang akan saya bahas khusus untuk yang Research Student (S2) saja. Untuk lainnya dapat dibaca di sini: http://www.id.emb-japan.go.jp/sch.html

Research Student merupakan kategori beasiswa MEXT untuk mereka yang telah menamatkan jenjang S1-nya baik di Indonesia ataupun di luar negeri, ketentuan lengkapnya ada di link di atas. Biasanya pembukaan untuk mendaftar adalah bulan Mei setiap tahunnya.

Nah, yang mungkin tidak banyak orang mengetahuinya adalah kategori beasiswa Research student MEXT ini ada dua. Yaitu Government to Government (G to G) atau University to University (U to U).

Jenis G to G adalah beasiswa yang dibuka umum oleh pemerintah Jepang yang merupakan salah satu bentuk kerjasama antara pemerintah Jepang dengan pemerintah negara terkait, misalnya Indonesia. Dengan kata lain, beasiswa MEXT sebenarnya adalah bentuk bantuan/pinjaman dari negara Jepang untuk negara kita. So, bagi yang pernah menerima beasiswa atau yang sedang dan akan menerima beasiswa seperti MEXT, selalu yakinkan diri bahwa kita memegang tanggung jawab yang sungguh teramat besar terhadap bangsa ini.

Sifat dari beasiswa G to G ini adalah terbuka untuk umum. Artinya siapapun yang memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh MEXT, maka boleh mendaftarkan dirinya melalui kedutaan/konsulat Jepang di negara masing-masing. Semua infonya tersedia di website kedutaan Jepang, dan ke sanalah semua prosedur seleksi akan dilakukan. Biasanya pembukaan dilakukan setiap bulan Mei tiap tahunnya. Kita berhak mememilih universitas manapun di Jepang untuk program G to G.

Sementara jenis beasiswa MEXT yang U to U, sedikit berbeda dengan G to G. Perbedaan terletak pada prosedur seleksinya. Jika G to G mendaftar lewat kedutaan/konsulat Jepang setiap bulan Mei tiap tahunnya, maka U to U dapat dibuka kapan saja tergantung dari panitia lokal universitas di Jepang yang menmbuka kesempatan untuk mahasiswa asing belajar di universitasnya. Artinya, kita hanya akan terdaftar di universitas Jepang yang mengadakan pembukaan seleksi. Jalur U to U ini merupakan jalur rekomendasi dari universitas. Bisa dari universitas di Indonesia yang bekerjasama dengan universitas di Jepang, atau universitas di Jepang yan g membuka kesempatannya. Hasil dari seleksi tersebut kemudian akan direkomendasikan oleh universitas di Jepang untuk mendapatkan beasiswa MEXT. Oleh karena ketentuan dan waktu pembukaannya tidak pasti waktunya, sehingga harus sering-sering mencari info tentang hal ini.

Okeh, itu garis besarnya tentang beasiswa Research Student MEXT.

Insya Allah, saya terdaftar di program U to U MEXT yang waktu itu infonya saya dapatkan dari seorang kakak kelas yang menuliskan info tersebut di Link Wall FB-nya. Kebetulan universitas tersebut memiliki kerjasama yang baik dengan IPB, sehingga sangat mendukung untuk program U to U.

Salah satu hal penting yang perlu disiapkan ketika mendaftar ke Jepang adalah mendapatkan Professor yang mau menerima kita di Lab-nya. Karena hal ini biasanya akan ditanyakan di formulir pendaftarannya dan menurut beberapa rekan yang mendaftar seleksi di kedutaan Jepang untuk program G to G, ada atau tidaknya Professor yang menerima di Lab-nya akan ditanyakan dan menentukan keberhasilan mendapatkan beasiswa MEXT tersebut.

Salah satu bukti bahwa Professor menerima kita di Lab-nya adalah, beliau akan mengirimkan Letter of Acceptance (LOA) baik secara langsung ke alamat kita atau melalui kantor hubungan international universitasnya ke alamat kita. LOA ini sangat penting, karena selain menjadi pertimbangan diterima atau tidaknya kita di MEXT juga menjadi syarat pengajuan Visa nantinya ke Jepang.

Nah, yang sering menjadi pertanyaan adalah:

“Gimana sih caranya menghubungi Professor di Jepang dan mendapatkan LOA darinya?”

Jawabannya, “sulit-sulit gampang”. Mengapa demikian? Karena untuk mendapatkan LOA usahanya melibatkan kesabaran dalam mencari kontak professor itu serta kemampuan komunikasi negosiasi yang baik dengan Professor melalui E-Mail.

Mencari kontak Professor di Jepang bisa melalui beberapa cara, diantaranya:

1.       Bertanya ke dosen alumni Jepang apakah beliau memiliki kontak Professor di Jepang yang sesuai dengan bidang kita.

1. Melihat kontak di jurnal-jurnal ilmiah yang penulisnya adalah orang Jepang
2. Dan yang paling umum adalah melalui internet.

Saya menggunakan Google untuk mencarinya, dan itu sulit-sulit gampang. Pada tulisan sebelumnya (Bagian 2) saya menceritakan bagaimana saya mencari universitas di Jepang menggunakan peta Jepang dan bantuan Google. Setelah saya dapatkan situs universitas di Jepang, saya browse satu-satu secara seksama isi web tersebut.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.       Saya buka situs universitas yang saya temukan.

1. Saya langsung mencari link page yang di dalamnya terdapat daftar link ke Fakultas/Departemen
2. Saya pilih Departemen yang paling mendekati apa yang saya inginkan, misalnya: Marine Science
3. Saya klik linknya, kemudian mencari-cari Laboratorium yang paling berkaitan dengan bidang saya, misal: Marine Biology.
4. Kemudian saya mencoba cari daftar staff di Departemen atau Laboratorium itu. Biasanya disana dicantumkan nama Professor dan biasanya juga E-Mail.

Namun, terkadang situs tersebut masih dalam bahasa Jepang sehingga seringkali saya juga mencoba-coba meng-klik link-link yang ada. Jika alamat E-Mail professor tidak ditemukan di sana, maka alternatif lain yang bisa dilakukan adalah; buka Google kemudian ketikkan nama Professor tersebut di pencarian Google dengan format misalnya: ”Kenji Watanabe+contact+email”. Jika Professor tersebut memiliki record di internet maka kita akan menemukannya dengan mudah, Insya Allah.

Setelah mendapat kontak E-Mail Professor, langkah selanjutnya adalah mengirimkan E-Mail sebagai pembuka komunikasi. Ada baiknya sebelum mengirimkan E-Mail kita sudah menyiapkan abstrak / resume penelitian S1 kita, rencana studi, dan proposal riset serta CV. Dokumen itu sebaiknya kita attach ke dalam E-Mail yang akan kita kirimkan nantinya. Berikut adalah contoh E-Mail yang saya buat. Silakan dipelajari, dan mungkin bisa digunakan nantinya oleh teman-teman yang membutuhkan setelah diedit sesuai kebutuhan.

SUBJECTS: Asking possibility to enroll into your laboratory

Dear Professor,

I am Danang Ambar Prabowo, I graduated from Departement of Marine Science and Technology (Marine Biology and Diversity Laboratory), Institut Pertanian Bogor (Bogor Agricultural University), INDONESIA.

I have finished my bachelor program (B.Sc) in 2009 and short term research course in the Bioorganic Chemistry Laboratory, Faculty of Agriculture, Utsunomiya University, Japan in 2008, and I am very eager to continue my study for a higher degree.

My thesis is about optimizing of agrolyzer (Urea, Triple Super Phosphate, and ZA) for the growth of Chlorella sp. in laboratory scale culture. The research is intended to find the best combination of the three agrolyzer to meet the fastest and highest mass culture for the current species. Further use of this research is mean to be applied for the development of microalgal bio-active compound extraction and bio-energy development using photobioreactors (PBR).

Currently I work independently on my small scale project in developing photobioreactor for the mass culture of microalgae by implementing the result of my former research activity. Unfortunately there are few scientist in Indonesia who currently work in this field so that the information and basic of research design is very hard to be found. My supervisors recommend me to continue my study abroad and I am looking for possibilities to join into your laboratory.

I have read from the website of your university that there is a chance to enroll for master degree through the Japanese Government Scholarship in 2010, and I am eager to try my best for it.

I should be grateful and feel honored if I you would give me the chance to join into your laboratory.

I enclose a Curriculum Vitae, study plan and my research proposal (in PDF file), please contact me if you require any further details or documents. I hope to hear from you in the near future.

Thank you very much in advance,

Sincerely,

Danang Ambar Prabowo

E-Mail di atas terdiri atas beberapa bagian. Pertama perkenalan singkat diri, jelas, singkat spesifik. Kedua menjelaskan bidang spesialisasi S1 kita (penelitian kita). Ketiga meyakinkan Professor bahwa bidang S1 kita berkaitan dengan bidang di Laboratorium beliau dan kita ingin sekali mendalami ilmu dibawah bimbingan beliau. Keempat harapan kita di masa depan, mengapa kita ingin mendalami ilmu itu dan mengapa kita tertarik di Lab-nya. Dan kelima bagian penutup yang mencantumkan bahwa kita meng-attach CV dan dokumen pendukung lainnya beserta E-Mail tersebut.

Biasanya, jika Professor tertarik dengan kita, beliau akan langsung mengirimkan E-Mail yang isinya menyatakan bahwa kita boleh saja mencobanya. Bahkan Professor yang saya dapatkan ini kemudian mengkoreksi research proposal saya. Itu adalah tanda awal yang baik bahwa ada kemungkinan kita bisa bergabung di Lab-nya.

Komunikasi memerlukan waktu agar bisa terbangun, maka kita harus pandai-pandai bersikap dan memilih kalimat terbaik saat mengirimkan E-Mail, tatakrama sebaiknya sangat dijaga, dan kita juga membutuhkan kesabaran. Soalnya, Professor di Jepang seringkali sangat sibuk dengan aktivitasnya di Lab sehingga kadang tidak sempat membuka dan membalas E-Mail. Kita boleh mengirimkan E-Mail yang sama beberapa kali, namun sebaiknya jangan terlalu ngotot juga, karena akan terkesan kurang baik.

Program U to U yang saya ikuti ini bernama: Okinawa International Marine Science Program (OIMAP) 2010. Sambil menjaga komunikasi dengan Professor saya mendownload formulir di situs internet yang memuat tentang program itu. Saya baca secara seksama dan kemudian mencoba melengkapinya.

Yang menjadi kendala saya waktu itu adalah saya tidak punya sertifikat TOEFL resmi yang diminta oleh pihak panitia di sana. Saya hanya punya sertifikat TOEFL “ecek-ecek” yang dulu pernah saya ikuti ketika tingkat akhir. Maka, saya sampaikan kepada Professor saya bahwa saya tidak memiliki sertifikat TOEFL resmi sesuai dengan yang diminta, saya bisa berusaha mendapatkan sertifikat resmi TOEFL, namun waktu pendaftaran akan habis sebelum sertfifikatnya selesai. Maka kemudian Professor menugaskan saya untuk mengirimkan hasil scan sertifikat TOEFL “ecek-ecek” yang saya miliki dan juga menugaskan saya untuk membuat dua buah journal review.

Setelah saya mengirimkan berkas-berkas tersebut melalui E-Mail, beliau menyatakan bahwa kemampuan bahasa Inggris saya sudah lebih dari cukup untuk belajar di Lab-nya. Dan beliau sangat tertarik dengan CV saya. Beliau menyampaikan:

“…Your English is more than enough to come to my Lab and doing scientific activities here. Your CV is also very good indeed. I will write my recommendation for you to the committe and JP government… It should be no problem. Please have patience. And please try to complete other requirements needed…”

Alhamdulillah… saya sangat bersyukur atas hal ini, bahwa terkadang ketika kita berusaha jujur menyampaikan apa yang kita hadapi, insya Allah, Allah akan membukakan jalan-Nya dengan luar biasa. Namun saya pun sangat yakin dengan kemampuan bahasa Inggris saya, insya Allah sudah sangat mencukupi untuk mendukung study abroad.

Persyaratan lainnya dapat saya lengkapi dengan mudah, Alhamdulillah. Diantara persyaratan yang membutuhkan sedikit perjuangan ekstra adalah mendapatkan dua rekomendasi dari dosen atau pejabat kampus di IPB. Rekomendasi pertama saya dapatkan dari dosen senior di jurusan saya, kebetulan saya dekat dengan beliau. Dan rekomendasi kedua saya dapatkan dari pembimbing akademik saya yang begitu senangnya mendengar bahwa saya mendapat kesempatan untuk lanjut kuliah S2.

Namun kemudian saya berpikir sepertinya saya harus mendapat rekomendasi dari orang “terkuat” di kampus ini… siapa lagi kalo bukan Bapak Rektor IPB yang terhormat hehehe. Kebetulan pula beliau adalah alumni Jepang. Maka saya pun bergegas ke rektorat IPB untuk meminta rekomendasi. Sayangnya waktu itu beliau sedang tugas di luar kota beberapa hari lamanya, sehingga kalau saya menunggu kepulangan beliau, maka waktu saya untuk mengirimkan berkas ke Jepang akan habis. Alternatifnya saya ke Wakil Rektor I bidang Kemahasiswaan dan Akademik yang juga alumni Jepang. Setelah menyampaikan maksud dan tujuan saya, akhirnya beliau bersedia membuatkan rekomendasi yang didalamnya beliau mencantumkan bahwa kemampuan bahasa Inggris saya sangat baik sekali didukung dengan kemampuan dasar bahasa Jepang dan bahasa Jerman. Maka lengkaplah sudah seluruh berkas saya untuk dikirimkan ke Jepang.

Pengiriman ke Jepang melalui Express Mail Service (EMS) dari Kantor Pos Bogor memerlukan waktu 3-4 hari hingga sampai di Okinawa. Sebelumnya saya mengirimkan E-Mail ke panitia untuk konfirmasi bahwa surat sudah saya kirimkan, dan saya memohon pengertiannya apabila suratnya tiba di Jepang di luar batas deadline. Alhamdulillah panitia bisa memakluminya.

4 hari kemudian saya mendapatkan E-Mail dari panitia seleksi bahwa surat telah sampai dan segera akan dilanjutkan ke seleksi berkas. Satu minggu kemudian saya mendapatkan kabar dari Professor bahwa saya lolos ke tahap 2 yaitu wawancara. Beliau sendiri yang akan mewawancara saya. Dan beliau mengajukan alternatif jadwal wawancara kepada saya untuk dipilih. And then… here goes the interview…

Tentang wawancara akan saya bahas di tulisan berikutnya ya… insya Allah di bagian 4.

Ganbarimashou!

 

Kidzukeba itsuka mieru hazu sa donna ippo mo kimi ni natteku

Taisetsu na ima hibi no naka de kobushi kakagete “ayumi” tsudzukeyou

Realize that you will see it someday, each footstep becomes you

Raise your fist in these important days and let’s continue our “walk”

(Greeeen : Ayumi)

tahap berikutnya setelah berkas kita semuanya telah lengkap dan dikirim ke Jepang.

Wawancara pada jalur U to U akan dilakukan langsung oleh calon sensei / professor kita. Baik melalui telefon, chatting, maupun E-mail. Calon sensei biasanya akan memberitahukan kapan wawancaranya akan dilakukan melalui E-Mail terlebih dahulu. Kemudian beliau akan memberitahukan melalui apa wawancara akan dilakukan.

Jika wawancara akan dilakukan melalui telefon, maka bersiaplah menyiapkan telefon/HP dalam kondisi optimal, jika melalui chatting, maka siapkanlah pula koneksi internet yang baik, jika melalui E-Mail maka siapkan pula kemampuan membalas email dengan cepat dan baik.

Ada pernah kejadian seorang kakak kelas bercerita bahwa ada rekannya yang akan melakukan wawancara dengan Professornya melalui jaringan telefon. Sayang seribu sayang, sinyalnya putus-putus, hingga akhirnya Professornya memutuskan pembicaraan sebelum wawancara selesai… dan ia gagal diterima.

Wawancara yang saya lakukan adalah melalui E-Mail. Professor saya meminta saya untuk stand by pada jam 8.00-10.00 pagi waktu Jepang, atau jam 6.00-8.00 waktu Indonesia. Maka saya menyiapkan seluruh perlengkapan yang diperlukan, seperti laptop, modem, dan nuansa sekitar saya yang fresh agar ketika wawancara nantinya saya dapat menjawab pertanyaan dengan baik.

Ba’da subuh saya sudah stand by di depan laptop sambil menunggu wawancara yang dilakukan melalui E-Mail. Sempat ketar-ketir juga kalo proses wawancara yang sedikit gak lumrah ini akan terkendala oleh jaringan internet di Indonesia yang kadang bisa menjadi sangat lambat.

E-Mail pertama saya terima yang isinya menanyakan apakah saya sudah siap untuk wawancara atau belum. Segera saya me-reply-nya secepat mungkin dan menekan link, Send.

Tak lama kemudian wawancara dilakukan. Pertanyaan diajukan satu persatu, dan satu persatu pula saya membalasnya dengan cepat. Pertanyaannya adalah seputar diri saya dan tujuan ke depannya. Misal:

1. Tell me about yourself,

2. Why do you want to study in Japan ?

3. What is your expectation after graduation ?

4. Can I expect you to do your best during your master course so that you can continue to doctoral degree ?

hingga ke pertanyaan yang lebih rilex, seperti:

1. Do you like Sushi ?

2. So, you have married and want to bring your wife with you?

3. Have to taste Gyoza in Utsunomiya ?

dan lainnya.

Wawancara dilakukan tidak lama, sehingga terkesan bahwa wawancara yang saya lakukan waktu itu sekedar formalitas saja, Wallahu’alam.

Keesokan harinya Sensei memberitahukan bahwa beliau sudah mengirimkan surat ke Monbukagakusho (MEXT) dan meyakinkan saya bahwa biasanya tidak akan menjadi kendala untuk mendapatkan beasiswanya. Dan saya diminta untuk bersabar hingga ada pengumuman resminya.

Saya baru memperoleh informasi tentang kepastian Monbukagakusho pada awal Juli 2010 dan mendapatkan dokumen resmi melalui Pos seminggu kemudian. Dokumen tersebut digunakan untuk mendapatkan VISA ke Jepang.

Well, that’s all. Sederhana bukan? Dari tulisan bagian 1 hingga 4, saya telah berusaha menjelaskannya sesederhana mungkin langkah yang saya tempuh untuk mendapatkan beasiswa MEXT melalui jalur U to U. Ini hanyalah salah satu cara yang bisa dilakukan, rekan-rekan mungkin akan menemukan cara yang lainnya.

Pengurusan VISA

Pengurusan VISA dilakukan di Kedutaan Jepang atau Konsulat Jepang. Kebetulan wilayah yurisdiksi pengurusan VISA saya harus dilakukan di Kedutaan Jepang yang terletak di wilayah Thamrin, Jakarta. Karena jalur yang saya tempuh adalah U to U maka saya harus mengurus semuanya sendiri, berbeda dengan jalur G to G yang biasanya akan diuruskan.

Formulir yang harus disiapkan adalah:

1. Surat resmi penerimaan (Letter of Acceptance / LOA)  dari Universitas / Professor  di Jepang beserta fotokopinya (2-3 copy)

2. Foto ukuran 4,5 x 4,5 cm, 3 x 4 cm , 4 x 6 cm (bawa secukupnya dan sebagai cadangan)

3. Fotokopi seluruh berkas yang kita kirimkan ke Jepang saat mendaftar (2-3 copy)

4. Passpor asli dan fotokopinya

5. KTP asli dan fotokopinya

Setibanya di kedutaan Jepang, awalnya saya kira akan mengurus di loket pengurusan VISA setelah mengambil nomor antrian dari mesin. Ternyata setelah beliau mengetahui bahwa saya adalah penerima beasiswa MEXT, saya diminta oleh petugasnya untuk menuju lantai dua ke ruangan Perpustakaan.

Di sana sudah ada beberapa orang yang juga tengah mengurus VISA, namun kebanyakan dari jalur G to G yang datang untuk konsultasi.

Petugas yang mengurusi VISA sangat baik dan sangat jelas menerangkan apa yang perlu saya lakukan. Hati-hati mendengarkan instruksi pengisiannya, soalnya kalau salah ngisi padahal sudah diberitahukan oleh petugas itu… wah siap-siap kena tegur dengan bahasa yang baik namun tajam, mendalam, menusuk hati. Beberapa orang yang berdiri mengantri di depan saya menjadi buktinya… so please pay attention.

Saya diminta mengisi form VISA dari MEXT dan menyiapkan berkas yang harus saya serahkan ke bagian itu (fotokopi berkas lengkap yang pernah kita kirimkan ke Jepang sebelumnya). Setelah itu barulah kita diminta mengurus VISA di lantai 1.

Alhamdulillah… untuk penerima beasiswa MEXT, biaya VISA-nya digratiskan :). VISA akan selesai dalam waktu maksimal 4 hari kerja :). Misal saya mengurusnya Senin, Kamisnya sudah bisa diambil. Perlu dicatat pengurusan VISA dilakukan pagi hari jam 08.00-12.00 WIB. Siang hari hanya untuk mengambil VISA dan tidak bisa untuk mengurus VISA.

Well done…

Tulisan berikutnya saya akan sedikit membahas seputar pertanyaan yang muncul setelah saya menulis bagian 1-3.

Question and Answer (Q & A)

1. Apakah surat rekomendasi harus dari rektor universitas? Apakah bisa dari yang lain?

Tidak harus. Tergantung kebutuhan. Namun akan sangat baik jika memiliki surat pengantar dari rektor tempat kita menuntut ilmu. Mengapa demikian? Karena jika menggunakan jalur U to U, maka kita perlu menyadari bahwa program ini adalah program antar universitas, dimana rektor (president) dari univ. di Jepang mengirimkan kita surat penerimaan dan akan baik apabila rektor universitas kita yang memberikan surat pengantar bagi kita.

Masalahnya terkadang untuk mendapatkan surat dari rektor atau pejabat penting di kampus termasuk dekan fakultas tidak mudah juga. Pengalaman saya dan beberapa orang, pejabat penting kampus itu tidak mau memberikan rekomendasi karena mereka tidak kenal kita. Dan itu merupakan hal wajar yang harus kita terima. Soalnya, pemberi rekomendasi akan “terikat tanggung jawab” oleh surat rekomendasi yang ia berikan nantinya kepada universitas di Jepang tentang diri kita. Oleh karena itu, biasanya surat rekomendasi hanya diberikan oleh orang yang saling mengenal. Misalnya dosen pembimbing.

Apabila pihak Jepang tetap meminta kita mendapatkan surat rekomendasi dari pejabat di kampus, sementara pejabatnya tidak kenal kita bagaimana dong? Trik yang bisa dilakukan adalah meminta bantuan dosen pembimbing atau dosen senior di jurusan kita untuk mengkomunikasikannya ke pejabat kampus yang dimaksud. Dan ini yang saya lakukan, dan Alhamdulillah berhasil.

Bisa. Rekomendasi tidak harus dari pejabat kampus, bisa juga dari atasan tempat kita bekerja, pejabat terkait aktivitas kita, yang penting beliau mengenal kita dengan baik.

2. Bagaimana mencari informasi tentang kemungkinan adanya kesempatan mendapat beasiswa Monbukagakusho (MEXT) jalur U to U atau G to G?

Di tulisan bagian 1-3 sudah saya jelaskan. Anda bisa memperoleh informasi tentang beasiswa MEXT dari situs kedutaan Jepang di Indonesia untuk jalur G to G. Sementara jalur U to U bisa Anda cari dengan browsing satu persatu situs universitasnya atau bertanya dengan kakak kelas / mahasiswa Indonesia yang tengah belajar di universitas di Jepang. Mengenai prosedurnya, silakan dibaca kembali tulisan bagian 1-3.

Any Question? May be I can help to find the answer.

(Sumber : http://danangap7.multiply.com)